Contrato de encargo del tratamiento

Partes

Responsable del tratamiento: el club que se da de alta, identificado en su registro. Encargado del tratamiento: Pau Haro Acín, con NIF 20857705V y domicilio en C/ Sant Dídac 41, 1.º C, 46712 Piles (Valencia), España, que presta el servicio con el nombre comercial TrainPlanner. Contacto de privacidad del encargado: trainplanner@trainplanner.es.

Objeto, naturaleza y finalidad

TrainPlanner trata los datos personales que el club incorpora a la plataforma con la única finalidad de prestarle el servicio de gestión de su academia: alumnos, profesores y personal; horarios, clases y reservas; asistencia; bonos, cuotas, cobros y reembolsos; mensajes y campañas; valoraciones de las clases.

Duración

Lo que dure la suscripción del club. Al terminar se aplica el apartado «Fin del servicio».

Datos y personas afectadas

Categorías de datos: identificativos y de contacto, fecha de nacimiento, datos del tutor de los menores, nivel de juego, asistencia, compras, pagos y deudas, notas internas y foto. Personas afectadas: alumnos (incluidos menores de edad), sus tutores, profesores y personal del club.

Lo que queda fuera de este contrato

La cuenta de alumno de la app es de TrainPlanner como responsable: el alta, la aprobación del tutor, la prueba de nivel de la plataforma y el borrado de la cuenta en todos los clubes. Cuando un alumno con cuenta se une al club, lo que hace en el club lo trata el club como responsable y TrainPlanner como su encargado. La política de privacidad explica los dos papeles.

Obligaciones del club

El club se compromete a:

• Tener una base jurídica para cada dato que incorpora e informar a las personas afectadas.
• Obtener, para cada menor de 14 años que da de alta, el consentimiento de quien ejerce su patria potestad o tutela, y conservar la prueba. Al aceptar este contrato, el club declara que lo hace; TrainPlanner no puede verificarlo.
• Dar instrucciones lícitas y no incorporar datos que no necesite para el servicio.
• Enviar sus campañas solo a quienes lo hayan consentido. El club es el anunciante y aparece como remitente.

Obligaciones de TrainPlanner

TrainPlanner se compromete a:

• Tratar los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas del club, que son este contrato y el uso que el club hace de la plataforma, y avisarle si una instrucción le parece contraria a la ley.
• No usar los datos para fines propios ni comunicarlos a terceros, salvo a los subencargados autorizados o cuando lo exija la ley.
• Garantizar que quienes acceden a los datos se han comprometido a mantener la confidencialidad.
• Aplicar las medidas de seguridad del apartado siguiente.
• Ayudar al club a atender los derechos de las personas, con las herramientas del panel o a petición, y a cumplir sus obligaciones de seguridad, de notificación de brechas y de evaluación de impacto.
• Poner a disposición del club la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este contrato y permitir auditorías razonables, con aviso previo.

Medidas de seguridad

Entre otras, TrainPlanner aplica estas medidas:

• Cifrado de los datos en tránsito.
• Separación de los datos de cada club en la base de datos, de modo que ningún club puede ver los de otro.
• Contraseñas guardadas con un algoritmo que no permite recuperarlas, y doble factor de autenticación para el equipo de TrainPlanner.
• Registro de las acciones sensibles, que no se puede modificar.
• Copias de seguridad diarias y mensuales en almacenamiento privado.
• Acceso a fotos, vídeos y capturas solo mediante enlaces que caducan a los pocos minutos.

Subencargados

El club autoriza de forma general a TrainPlanner a recurrir a los subencargados de la lista publicada en esta web. TrainPlanner les impone las mismas obligaciones de protección de datos que asume en este contrato. Antes de añadir o sustituir un subencargado, TrainPlanner lo avisará al club con antelación, y el club podrá oponerse; si la oposición impide prestar el servicio, el club podrá terminarlo.

• Google Cloud: alojamiento, base de datos, almacenamiento de ficheros y copias de seguridad. Bélgica (Unión Europea).
• Resend: envío de correo electrónico. Estados Unidos.
• Apple Push Notification service: entrega de notificaciones en iPhone. Estados Unidos.
• Firebase Cloud Messaging: entrega de notificaciones en Android (Google). Estados Unidos.
• Stripe: cobro de la suscripción de cada club y, en la cuenta de Stripe del propio club, de los pagos de sus alumnos. Estados Unidos.
• Verifacti: registro de las facturas de TrainPlanner a los clubes ante la Agencia Tributaria (Verifactu). Espacio Económico Europeo.
• Instituto Geográfico Nacional: mapas del panel del club y localización de las direcciones de las sedes. España.

Transferencias internacionales

Algunos subencargados pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo: Resend, Apple Push Notification service, Firebase Cloud Messaging y Stripe (Estados Unidos). Cada transferencia se ampara en una decisión de adecuación de la Comisión Europea (artículo 45 del RGPD) o en las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión (artículo 46 del RGPD). El club puede pedir copia de la garantía aplicable en trainplanner@trainplanner.es.

Brechas de seguridad

TrainPlanner notificará al club, sin dilación indebida, cualquier brecha de seguridad que afecte a sus datos, con la información disponible para que el club pueda cumplir su plazo de 72 horas ante la Agencia Española de Protección de Datos, y la irá completando a medida que la tenga.

Conservación durante el servicio

Mientras dure el servicio, TrainPlanner aplica por cuenta del club estos plazos: los datos de un antiguo alumno se suprimen cuando lleva 24 meses sin actividad ni nada pendiente en el club; los pagos, deudas y reembolsos de un alumno se conservan mientras sigue siendo miembro activo del club, y pierden todo dato que lo identifique cuando se suprime su ficha, 24 meses después de dejar el club sin actividad ni nada pendiente. Las facturas de TrainPlanner al club se conservan 6 años completos desde el final del año en que se emitieron; después se retiran sus enlaces al PDF.

Fin del servicio

Al terminar, el club puede exportar sus datos desde el panel. TrainPlanner los suprime 30 días después, y desaparecen de las copias de seguridad cuando estas caducan, en 12 meses como máximo. Lo que la ley obligue a conservar, como los registros de cobro, se conserva bloqueado hasta que termine su plazo legal.